心智圖用於全腦式「待辦事項」列表

原文標題出處： Mind Maps for Whole Brain ‘To Do’ Lists

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心智圖用於全腦式「待辦事項」列表
3 MAY 2009 ONE COMMENT
全腦式待辦事項列表(Whole Brain To Do List)將會徹底改變你管理工作任務的方式。
雖然本文是參考多種資料以及個人經驗，我要特別提到一本書名《Mindmapping》作者 Joyce Wycoff，它是第一個向我介紹這個概念的。
標準的「待辦事項」列表
「待辦事項」列表是一個基本的時間管理原則，通常是遵循以下的程序：
列出工作任務項目
排出任務的優先順序
按表操課
雖然對簡單的工作任務很適用，但是在每天不同角色扮演下進行多重工作任務就很不適合了。有些日子可能你只能進行當天所訂十項重要任務的前三個而已。
如果你是在每日常務系統上工作，你必須把所有事項移到次日。如果您的系統是開放結束式的，你要剷除已經做完的工作並重新編號。當然，今日利用電腦的好處是非常容易去刪除的，但是看起來仍然是相當凌亂沒有結構的。
為什麼標準「待辦事項」列表不管用
人們買了工作編表和時間管理系統，卻仍然發現自己的工作任務總是走向雜亂無章。
為什麼有那這麼多的人在頭一次的興致過後就停止去做這些列表了？當他們了解到真該去「做到有組織的」，只好又一再去試用所找到的相同方法。
最終答案即是因為「待辦事項」列表在我們的工作方式上並不管用。
因為他們：
不是靈活的
不會鼓勵交互運作
不是你思考過程的一部分
是僵化不變的
是冷酷漠視的
是令人生懼的
是很無聊的。非黑即白、一點也不好玩！
「待辦事項心智圖」是解決之道
把你的「待辦事項」做成心智圖，就是把你自己放進流程裡。很多人都說他們的「待辦事項」列表感覺像是為了給別人用的。事實上，很多人是在任務工作結束後才補做列表！
「待辦事項」心智圖則提供了有組織的結構化、並可即時查看你的所在和正要前進之處。它可以很容易地添加新任務，不用破壞心智圖的組織排列，不同於「待辦事項」列表的做法。
我所正要展示給你看的這個方法有以下好處：
時間效率
非常快速
很有弹性
富多色彩
保存歷史
心智圖方法
我要展示的方法只要用到筆和紙就行。如果使用心智圖法軟體，那會做得更好。如果你沒有心智圖軟體，建議你試用免費自由的心智圖法軟體，如 XMind，或 Freemind。
如果您不知道如何操作心智圖，可以閱讀我們其他的文章，或參加免費心智圖法基礎課程。參考classes.mindmaptutor.com
拿出一張空白紙，最好是略大於A4，但A4也可以。再準備黃色和粉紅色的螢光筆。很快你就會了解原因了。
在紙的中央畫上一個圓圈或長方形、在框內寫上「待辦事項」及工作週日期。例如：『待辦事項 2009年5月4-10日』。通常在週日晚上或週一早上是進行計畫是絕佳時機，然後每日進行更新。
從中心畫出一個分支出來，寫上「目標」(Goals)’。
想一下你的工作任務(Tasks)的主要分組(Group)。
每個分組都從中心畫出一個分支，最好是用不同的顏色。我稱為「角色和目標」(Roles and Goals)。
列出每個分組上你所要達成的工作任務，作為主要分支項的下一層分支。請參照圖例。
現在你擁有一張頁可以查看本週工作的心智圖了。
現在你所要做的就是去排列優先順序和管理任務工作了。
管理你的任務工作
把當天要做的工作項目，用黃色特別標出來。您覺得有必要的話，可以用數字標出優先次序。
現在你完成準備，可以透過心智圖來開始工作的進行了。
一旦你完成了某個任務，就用粉紅色來標示上去。這樣會建立成橘黃色的分支，表示它「淡化退位」到背景後場了。
這樣做，你就能夠追踪仍未完成的和已經完成的事項，同時順其自然地保存歷史記錄，非常清楚。
這個做法可以應用於許多工作領域，專案經理可以用來把每個專案建立各個分支項目。業務員可以用來把簡報、跟催、企畫和人事建立各個分支項目。工廠經理可以用來把設備、生能、工安、管理建立分組使用。諸如此類等等。
就是這樣如此簡單。
「待辦事項」心智圖的結構圖例
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