如何有效運用 XMind Pro 進行專案管理？

發表 2016年12月6日 XMind 官網專文

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時至今日，專案管理變得愈來愈龐大、愈來愈複雜。專案經理喬治同時要管理五個主要專案，其中一個截止日期只剩兩個星期了，但是專案進度已經落後五週了！

這真是超級困難的工作啊！

世上絕對不只有喬治，還有很多一樣同時擁有多個專案、需要同時面對挑戰積極奮鬪的專案管理人員。管理者需要有更好的工具來幫助規劃導入專案、監控進度、維持專案預算控制、並要與團隊成員和各利益相關的老闆投資者進行有效的溝通。幸運的是，我們有 XMind 利器可以大大提供幫助。

全部專案瞭若指掌

對於像喬治一樣同時管理多重大項專案的專案經理人員，利用掌控專案儀表盤是最佳的運用方法。所有的專案狀況都顯示在同一個心智圖或表格之中，讓自己所負責的全部專案都能一目瞭然有所掌控，而不會在細微支節中迷失自己。

管理單一專案

在專案管理中的各個階段流程上，完完全全適合運用XMind 軟體來操作，對於專案管理來說真的一個非常靈活的工具。在管理一個專案工作時，會有非常多的事情有待處理。像 XMind 軟體作為良好的視覺化工具，可以幫助自己快速獲得所有需要的資訊，只需開啟空白的心智圖，記下專案的全部資料，就可以將整個專案全面查看一目了然。

在 XMind Pro 的〔任務資訊〕面板中，可以：

輸入每個任務的負責人員。
設定各個任務適當的優先等級。
使用滑快速設定各個任務的開始和結束日期。
用滑鼠拖拉調整桿就可以很容易變更任務進度。
設置檢核點，用以確定是否按照計劃順利完成，或是看是否需要採取必要的補救措施。
對於特定任務可以增添前置任務，以確定任務前後完成的時間影響。

專案管理甘特圖

甘特圖是可以快速視覺化查看專案階段及所有分支任務的最簡單方法之一。即使對於複雜的專案項目，它可以被用來提供整個專案的快速查看。運用 XMind 可以毫鬼費力地將心智圖轉換為甘特圖，極有助於自己一目了然查看各個所有相關連的資訊。

只要在工具列點按甘特圖圖鈕，就可立即開啟〔甘特圖〕面板。在甘特圖面板的左邊部分，可以快速添加、編輯或更改所有任務的資訊。這些資訊將顯示在右邊的任務長條圖中。當你將鼠游標放任務長條圖上，詳細資訊就會以提示顯示出來。你可以拖動任務長條圖的長度，甚至在兩個任務之間增加前置關係，即可改變任務的開始結束日期。

甘特圖分割列印多張頁面

當你要有效地與團隊成員進行溝通，或是向投資老闆們(利益相關者)進行報告，傳達提供專案狀況的資訊，可以利用 XMind 列印成分割多頁的甘特圖，或是匯出成 MS Project 檔案、PDF文件、圖片檔案。

簡報演示促進溝通更加容易

專案經理時常需要進行專案簡報，以使團隊成員可以充分了解專案各項工作任務流程及自己負責的任務，或是報告整個個專案各項任務的進度狀況。運用 XMind Pro 具有強大有效的簡報演示功能，可以在暗景中聚焦某個主題，並能游走各個分支主題分別說明討論，快速完成簡報極有幫助。若是採用投影片式故事簡報功能，可以只需要點選幾下就能製作好自己的簡報報告。