心智圖八種用法簡化專案管理

原文標題及出處：
8 Ways a Mind Map Can Declutter Your Project Management

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心智圖八種用法簡化專案管理
BY ROB MARVIN OCT. 2, 2015, 4:20 A.M.
專案管理正是要用來處理有條不紊的混亂。專案經理經常負責協調多個執行團隊、持續追蹤工作流程、並確保所有的流動部件的傳遞與共同協作，在交付最終的產品，是要符合企業高層與客戶的期望。
同時，期待專案經理能提出有創意性的解決方案來解決複雜的問題 ––– 而所有來到的一切均要在預算計畫下。對於一個專案經理來說，正常人的腦袋並沒有特別強悍的記憶能力和完美的回想技能，採用心智圖法是一個非常棒的方法，可以將亂飛亂跳的資訊進一步合理化整。
使用即時線上專案管理軟體一直是追踪所有的流動部件的最佳方式，但採用心智圖方法則是讓專案經理把專案管理項目的核心理念用圖解做出來，如此一來他就可以進一步思考最有效的方法去式來完成專案，而不是按著傳統步數去做簡單的協調工作。
什麼是心智圖？
心智圖是組織過的視覺化資訊，通常的型式是一種網絡狀的圖解。它並不是一個什麼新潮的概念，可能你在小學生時代就用彩色筆紙已經畫過很多了，基本核心概念仍是一致的。你所要做的就是將一個主題或點子打散，以自己所知的做法要如何進行。心智圖一開始是中心的主要概念或點子，再從這裡向外擴展路線。可以使用關鍵文字、色彩、圖像和符號來組合，並經由線條及各色箭號來連接，依照自己大腦決定來鋪陳型式。而這並沒有存在統一的心智圖模板必須套用。
於1996年出版的 “The Mind Map Book: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential ” 《心智圖：如何使用放射思考將大腦潛能極大發揮》一書的共同作者 Tony Buzan 描述『心智圖』是多彩顏色、像樹狀的架構圖型。心智圖法在實作上就是用筆在紙上或白板上進行，而現在也有不少好用的心智圖法軟體工具。
網站 Lifehacker 曾經發表一份調查研究，找出最為盛行好用的心智圖法軟體產品加以介紹，其中之一 XMind 軟體開放源碼授權是免費自由使用(也可以另外購買進階功能的使用授權)，可以適用 Windows, Mac, Linux 平台電腦，靈活好用極受歡迎。專業版 XMind Pro 擁有全面的應用操作，包括簡報模式、腦力激盪、專案管理等進階應用功能。在軟體中可以建置專案管理的理念、數據資料、關鍵字詞、資源項目，在不同的各個層級，可以運用簡化圖標或生動的圖片。可以製作產生客制特定的心智圖及時程甘特圖來運用。
※ XMind 7 Pro 專案管理甘特圖畫面
心智圖法可以幫助專案管理的八種方式
無論你是使用軟體工具或是直接摸繪，建立一張心智圖是一種有趣的方式，用來從自己(或所屬專案經理)的腦袋倒出靈感點子，並形成一個更容易組織的格式，以推動工作業務的創新。以下有八種方式運用心智圖用來管理專案工作。
一、專業級進行塗鴉
在會議中，員工們進行簡報討論專案某個特別階段完成進行的計畫，而你的眼光卻開始迷濛呆滯，拋棄段落或條列式的文字，改用心智圖吧。它會幫助你追踪整個討論的主要思路和進展狀況，藉由轉換成完美可接受的成熟作品，相當於老師正在講課的塗鴉，可以保持自己的頭腦烙印清楚記錄的細節。
二、作為簡報工具
把專案成員放進自己的腦袋裡，就是用心智圖來作簡報，不論是在白板上手繪，或是用電腦軟體產生心智圖投映在螢幕上。這將讓你的團隊成員去思考有關專案的各項問題，並以同一種自由思考的方式來進行。有一種像雲霄飛車的簡報工具，如 Prezi 或 Sozi，可以將心智圖概念透過圖片動畫來生動呈現出來。
三、腦力激盪會議
在試著把心智圖法作為個人的筆記工具，並引介這個方法給專案團隊，其中一個主要好處就是它可以幫助團隊跳出框架來思考。例如，如果一個客戶拋出了新的需要給你，作為一個管理者，你可能無法搞清楚最後的成品要如何整合所有的要求，那就把團隊小組丟進會議室裡，用一張心智圖，利用白板、標記進行，以更加開放和合作的途徑，朝向解決方案的展開。
四、分派各項工作任務
投入整個心智圖，或只是有幾個分支，用來呈現其團隊成員在專案中所要負責的是什麼、誰要向誰報告、專案工作流程的清楚投映、以及在不同階段流程中需要誰的引入等等。
五、點子想法常備彈藥庫
腦力激盪會議通常帶來有用的邊際的點子想法，所以一個團隊應該持續運作點子想法的心智圖，對於未來的各種專案可以隨手派上用場。
六、符號運用快速筆記
運用心智圖法的一個最大優點就是它可以被用來建立和延續一套視覺詞彙，用不同的圖片符號來代表專案進度上的不同狀態、特定的部門、或是專案管理中各組成要件等。
七、活生生的工作流程
心智圖可說是一個專案及其所有流動部件的視覺呈現，因此建立出目標按照時間順序發展、完備所有清楚的各階段里程碑，這是一個很棒的方式讓整個團隊及時了解專案的進展情況。
八、整合自己的解決方案
如果你是中小型企業團隊或大型企業組織的部門，導入心智圖法運作，看看公司採用的專案管理軟體包含的功能有無類似心智圖法，或者是否可以整合心智圖法的解決方案。匯入專案任務工作資訊、團隊人員、進展狀態、以及其他資源和規劃數據，直接帶入心智圖中，是一個很好的方式來直觀呈現進度和生產力給整個團隊。然後讓每個成員可以制定自己的心智圖，從而來助長現有的專案管理解決方案的創新思維。
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