原文標題/出處：How to get a clear picture of the threats and opportunities that may impact your business

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如何把會影響企業的危機變成清晰圖像

Feb 4th, 2010 | By Chuck Frey

PEST分析是一種很有實用價值的工具，用來在企業運行時去了解外部鉅觀環境。它可以幫助你有效地瞭解到趨勢、影響和外力的層面上，會對於你的企業所可能帶來的，不是威脅、就是機會。

PEST是代表政治(Political)、經濟(Ecbomic)、社會(Social)、和科技(Technological)四個字的縮寫。PEST分析是個很棒的預測工具，可以幫助你預測在產業或專業上的主要趨勢發展。一般來說，PEST分析結果是整合在組織的策略規劃的流程裡，用以幫助確定策略是與這些外力形勢的方向是一致的。這種規劃是特別適合心智圖法的，因為它提供很棒的「一覽無遺(at a glance)」 效果，來查看會影響企業環境的趨勢和外力。

要建立PEST心智圖，只要把四大勢力：政治、經濟、社會和技術，列入第一層的分支主題。然後，花點時間腦力激盪一下在每個區域上所正在發生大趨勢。例如，一些主控經濟的力量，包含勞工失業、消費者信心、能源成本和稅收等。技術力量則可能包含作業自動化、產品生命週期縮短、生產技術變革、和社交網絡成為溝通工具的成長等等。

當你在每個重要主題上定義出趨勢要素，把它們添加到心智圖上，並加以深入地進行探討。接著，找出其中對企業可能會產生極大影響的，把它強調地標明出來。同時，思考這些勢力的關聯性，使用關連線來描繪出來。

許多企業在這方面投入的時間太少，以致於無法能瞭解外在勢力的衝擊影響。頂多只有少數人可以看到威脅而真正緊張起來。但是想像一下，你還可以利用這個方法來發掘機會 –– 猶如新興趨勢的「距離預示牌」，如果在早期階段就加以投資其上，就能夠領先幾年可以得償付出了。所以何不今天就利用心智圖法工具軟體來對你的企業組織進行PEST分析呢？

（這篇文章的靈感來自Tony Buzan和Chris Griffith合著新書《Mind Mapping for Business》上對PEST的說明。）

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本文摘譯自：The Mind Mapping Software Blog ，僅供摘錄分享學習之用。

原文標題及出處：How mind mapping software saves time

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心智圖法軟體如何節省寶貴時間

Jan 8th, 2010 | By Chuck Frey

心智圖法工具軟體，由於它作為呈現點子想法和知識資訊的媒介擁有著極其靈活的運用彈性，對於忙碌的工作作者來說是一項節省時間的神兵利器。以下九個方法利用視覺化映圖幫助你可以更快速地把事情搞定：

1、在關鍵議題上更快明晰(Reach clarity faster on key issues) – 心智圖使你的大腦立即吸收複雜的全盤狀況及所有相互關聯的資訊，使所有的議題都化為清楚的焦點。這有助於你在關鍵議題上更快進入清楚明確的地步。在我所進行的調查發現，心智圖法軟體的使用者指出這是轉變幅度上的最大的效益。

2。組織實行專案(Organize and implement projects) – 對於任何類型的企業專案計畫來說，心智圖法軟體是不可或缺的重要工具。你可以使用心智圖來確定專案目標、可用資源、需要的資訊和資源、應該參與的人、該分派的任務、專案階段里程碑等等。最重要的是，比起在傳統的線性型式文件，你可以在心智圖裡更快速地記錄組織這些龐雜無數的細節事項。有些心智圖法軟體讓你可以「事先」用視覺化型式規劃專案工作，然後把數據資料匯出到Microsoft Project或其他盛行的專案管理軟體的檔案格式來使用。對於小型不太複雜的專案計畫，你可以使用專案地圖作為主要即時的管控文件來追踪進度，甚至能夠在專總結時可以抓住主要的經驗學習成果。

3、問題解決(Problem solving) – 明確的問題定義是問題解決的一半，而用心智圖來探索問題細節、解析各個組成部分，以便更深入地理解人員、外力和局勢的成形，可說是完美的使用情境。事實上，把問題用視覺化圖表化的動作，往往能點亮出一個兩個可行對策。你可以運用心智圖去清楚地陳述問題、分解成各個元素，統合組織事實因素，然後想些點子出來，甚至進行評估一下。這樣做法會比一般盛行的做法要快，像是傳統上把所有的資訊寫在文件上、或是在白板掛圖上寫下所有事情，當作「捕捉」資訊的地方，如此作法並不容易從整體面或操控性上來檢視。

4、會議管理(Meeting management) – 如果你在準備進行一個重要的企業會議時能設有一個有效的程序，會議本身便可能極為成功。準備成功的會議可說是一個特別型式的專案：它需要你設定目標、邀請同事/夥伴/外人參加、管理議室文具設備雜事等。心智圖法軟體的強大功用可以收集組織無數片片點點的資訊，在規劃管理商務大型會議上，絕對可以節省你大量的時間。

5、企業文件(Business writing) – 心智圖法軟體可以幫助你製做任何類型的商業文件，例如工作報告、企劃提案、白皮書、簡報等，可以讓你更慎速地把想法轉變成螢幕上實際有料的型式，很快地組織出視覺化的綱要，然後再轉存心智圖成一份文件或簡報檔案，再來加以擴充增補細節。

6、執行掌控圖表(Executive dashboard) – 當使用作為執行掌控圖表時，心智圖法軟體可以整合連結所有需要監控的主要業務數據到一個單一面板上，每星期為你省下大量的時間。除了可以建立連結到重要文件、報告、網頁或其他來源外，有些心智圖法軟體還可以在圖上即時顯示試算表範圍資料、建立SharePoint企業資料庫的連結、或是追蹤RSS訂閱……等等。你的指間擁有所有經營企業所需關鍵資訊在執行掌控圖表上，可以為你節省大量時間，不然就得就花上時間來捕捉這些資料數據了。運用掌控圖表的另一個主要的好處是：用它在單一面板檢視下來看見各個不同來源的資訊，讓你可以把片斷分散資訊的點連結起來，從而導出更好的決策。

7、作出決策(Decision making) – 你如何作出抉擇呢？大多數人是考量事實因素後在腦袋裡作出決定的。雖然在某些情況下很有用，但有多數情況下會有很多資訊要考慮、或是存在很多可能的選擇項目和替代方案，就算是最聰明的人也很難做出充分資訊完善思慮的一個成功決策，反而是在懷疑和憂慮上花費重大時間的浪費。心智圖使你能夠快速有效地確定自己的目標、記下任何決策的選擇方案和風險關係、浮顯出決策的種種假設、排出選擇方案的優先順序，然後探討每個潛在方案的優劣利弊。你甚至可以記下所有這些資訊，遠離它幾個小時或幾天時間，讓你的潛意識來孕育決策，然後再回到心智圖上視覺化地考量思慮而作出一個決定。這樣作法使你達到更快更好的明智決定。

8、增進協同作業(Improve collaboration) – 一個最有效的心智圖法軟體應用方式就是在團隊會議裡來捕捉想法、決策、和重要資訊了。把會議心智圖投影在牆上，呈現出正在討論的點子想法以及其間的相互關係，由大家共享參與。即使有些小組成員從沒有使用過心智圖法，多數人還是會很快就「進入狀況」的，並開始在會議中提更深入的貢獻。這種策略作法可大大提高會議的效率！一個共享心智圖同時也在會議中產生非常正面動力：在典型的會議上，人們常常不知道自己的想法如何被看待、什麼議題正在辯論的原因、以及作出了什麼決策。有一個共享心智圖存在，使得重要資訊非常明確，有助於團隊小組更快地達成一致共識。

9、特定研究(Ad hoc research) – 知識工作者今日面最大的挑戰就是資訊超載。我們根本沒有足夠的時間來收集、分析、溝通工作我們所需要的關鍵資訊。許多研究表示，辦公人員花費過多的時間在尋找工作處理上需要的文件和資訊。這種懊惱的事導致工作生產力下降及大量的時間浪費。心智圖法軟體是一種生產力工具，可以幫助知識工作者收集、整理、分析，及在各樣的型式上分享他們的發現，結果造成更大的生產力提昇，也造出更快樂的工作人。

在哪些方面心智圖軟體幫你節省時間呢？期待分享你的故事和看法！

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本文摘譯自：The Mind Mapping Software Blog ，僅供摘錄分享學習之用。

原文標題及出處：Systems thinking and the visual mapper

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Sunday, October 4, 2009

系統思考和思視覺化映圖者

Philippe Boukobza and Wallace Tait

系統思考(Systems Thinking)，是什麼東東啊？ 那麼，經由網路上快速搜尋，你會得到將各式的連結指到系統和資訊管理的網站。 我們所定義的系統思維在核心層面上是指：「系統思考是將數據、資訊、知識等視為獨立而相互依賴的程序的心思考量。」 按我們的經驗來說，當一個人開始使用工具、方法和視覺映圖的思維方式來形成程序的圖解，並同時看出到更大的系統畫面，就是系統思考的實現了。

想到所謂系統思想，就好像你在看我們的行星體系，它是由一個太陽、行星、和衛星所組成的系統。 太陽是中心焦點，行星是獨立的個體，而衛星則是行星的依附。

現在再看一下心智圖的系統，你看到圖上的系統中的獨立但相互依存的元素嗎？ 獨立是因為它是一個系統，是獨立於其他系統而可以存在的；相互依存是因為這個系統必須相互依附，而且系統存在的每個部分都國現和諧的一致性。

我們如何將系統思考(Systems thinking)和視覺化映圖(Visual Mapping)扯在一塊呢？ 系統思考方法演示系統內各個不同元素是如何的相互影響，所拚出來的全貌並不只是相異元素的堆積總和。

建立一個視覺化的構圖，就像是建造一個模型，上面顯示了這些不同元素間的互動。將各種不同分散的元素組織起來，整個圖面就會呈現出連貫性，並促進新的排列次序出現。

當人開始去使用視覺化映圖的工具和技術時，很顯然地操作者的思考程序會發生某種改變，這個改變就是原本線性資訊知識的理解，轉化成更多非線性的型式。

在可預見的未來，大部分來說，線性型式比較會成為規範：線性方式用作資訊管理方法，在我們的社會行為上可說是實在根深蒂固了。

視覺化映圖的運用，在導入執行上的觀察，資訊的建立、管理和運轉交換，在基本層次是流程導向的，而在較高層次上則是系統化的。這的確是有必要去了解的資訊及知識發展。

系統思考與視覺化映圖在哪裡有最好的運用呢？

更深層次的知識管理關於系統標準，其中包括：

當然，還有許多其他運用，你會順著下去一直發現。所以，直此你可以理解到系統思考和視覺化映圖確實有緊密的相關性。

系統思考有關連性的相關功用：特別是這個時代，如果你在某個層次參與企業運作，這個名詞「持續改善」(CI, Continuous improvement)已經是商業上的共同用語。

所謂PDSA流程：策劃(Plan)、執行(Do)、研究(Study)、行動(Act)。這是持續改善流程上的連續動作。 在企業或教育的領域內，運用持續改善的有效性和高效率，強制使我們去思考知識和資訊要成為一個系統。系統必須自然而然地進一步發展和持續改進。

系統思考與視覺化映圖在協同上的未來是什麼？

是的，我們堅信你可以看到這個結果，可以經由視覺化映圖軟體的運用。隨著視覺化映圖應用的進一步發展，我們可以了解到，個人用戶、社群和企業的需求，已經達到流程和系統思考的相關性了。

數據庫功能正被軟開發者迫切依賴著，我看出這個附加功能漸成內建的標準了。

「搞定事情(Getting Things Done ,GTD)」是David Allen所創立有名的技術，同時使用系統思考方法和視覺化映圖，來編組工作任務。GDT把我們的工作活動視作可以改善的工作程序，利用正確的流程，並當作一個系統來理解。它有賴於五個原則（見下圖)。

還有一取向可以成為視覺化映圖的思考者。當我們掌握了視覺映圖的工具、方法和思維，我們一樣地發展更好的整合線性和非線性的能力。我們了解相異兩端的重要性，在適當的程度下加以運用。我們就可變成「整合思考者」了。俱有這樣能力在所有關聯的各別流程上可以看出系統獨立性的人？會簡單地說：「流程就在程序之中。」

你有從流程系統的觀念轉變成視覺化映圖者的經歷呢？請不吝分享你的故事。

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本文摘譯自：VISUALMAPPER， 作者：Wallace Tait。僅供摘錄分享學習之用。